Conheça a seguir as principais obrigações da sua empresa para se adequar a LGPD, as quais exigirão empenho da sua organização:
- Sistemas ajustados - a empresa precisará verificar se os sistemas que utiliza estão ajustados às exigências da LGPD, ou seja, se os sistemas trabalham e mantem somente os dados que forem realmente necessários ao funcionamento da organização, restringindo adequadamente o acesso aos dados apenas às pessoas necessárias.
- Fácil acesso - os sistemas deverão permitir a livre consulta dos profissionais aos próprios dados. Deverá ser possível que o próprio profissional faça eventuais alterações ou correção dos seus dados, ou se não for possível ou adequado, dar condições ao profissional de poder enviar uma comunicação à área de Recursos Humanos com a solicitação, para que mesma seja analisada e a eventual alteração feita, ou comunicada ao profissional a impossibilidade de realizar.
- Proteção dos dados - a estrutura dos sistemas que a empresa utilizar – Folha de Pagamentos, RH1000, ERP, BI e outros – deverão garantir que os próprios sistemas e seus dados estarão protegidos com a melhor tecnologia de ponta disponível, que deverá estar sempre atualizada.
- Sigilo dos dados - a empresa deverá estabelecer procedimentos internos que garantam a proteção dos dados quanto a vazamentos e divulgação indevidos. Deverá realizar auditorias para verificar se estão sendo observados. Os dados deverão ser utilizados exclusivamente para os fins declarados, não devendo em nenhuma hipótese serem repassados a terceiros.
- Autorizações - importante - a empresa deverá obter uma Autorização (poderá ser via eletrônica ou escrita) de cada profissional que preste serviços para a organização (CLTs, Terceiros, Estagiários, Menores Aprendizes e outras categorias de profissionais), em qualquer das condições mencionadas, visando documentar tudo que for realizado. Além das Autorizações, também as Solicitações de Alterações ou Cancelamentos e suas respostas deverão ser registrados, para que possibilitem eventuais comprovações em caso de questionamentos.
- Ex-profissionais - neste caso a empresa deverá ter um especial cuidado em manter todos os dados necessários para cumprir com suas obrigações legais, trabalhistas e previdenciárias, que podem se estender por décadas.
A quem se aplica a LGPD na empresa?
Um ponto fundamental a considerar é que a empresa tem o direito de manter e utilizar os dados pessoais dos seus profissionais, em qualquer condição em que se encontrem.
A empresa precisa gerenciar a LGPD nas três possíveis condições em que os profissionais mantenham relações com a organização:
- Candidatos - os profissionais que estão participando de processos de seleção ou no banco de candidatos e portanto não mantem uma relação formal com a organização. Nesse caso a decisão de Autorizar o uso dos dados pessoais é do total interesse do candidato.
- Profissionais - que mantem relações formais com a organização, seja como CLT, Terceiro, Estagiário, Trainee, Temporário ou Menor Aprendiz. Nesse caso a decisão de Autorizar o uso dos dados pessoais é de interesse do profissional e da empresa, para manter os vínculos.
- Ex-profissionais - que já deixaram a organização ou tiveram seus contratos encerrados. Nesse caso a decisão de Autorizar o uso dos dados pessoais é do total interesse da empresa, para atender a obrigações legais trabalhistas e previdenciárias, e no caso de uma eventual recontratação.
Para que a empresa esteja efetivamente sujeita a sanções, isto dependerá da instalação pelo governo da ANPD - Autoridade Nacional de Proteção de Dados – e consequentes regulamentações. As principais funções da ANPD são:
1. Fiscalizar o cumprimento da Lei;
2. Estabelecer, analisar e alterar procedimentos;
3. Criar e gerenciar os Canais de Atendimento;
4. Aplicar sanções;
5. Manter contato com órgãos internacionais semelhantes.
A chegada da LGPD significa possíveis problemas para as empresas no processo de adequação à legislação e também posteriormente quando efetivamente entrar em operação. Isto considerando que a Lei é nova e complexa e ainda não foi totalmente regulamentada, por ainda ser pouco entendida mesmo nos meios jurídicos, estando portanto sujeita a interpretações diversas e desconhecidas pela justiça.
Para completar o quadro, impõe uma série de obrigações para as empresas que tomarão muito tempo e trabalho, além de não serem de fácil realização em função da implantação de uma nova cultura.
Entretanto, é importante deixar um ponto bem claro: manter e trabalhar com os dados pessoais dos profissionais é perfeitamente aceitável e legal, desde que haja uma justificativa plausível para a utilização dos dados e tudo seja adequadamente documentado.
Como o Sistema RH1000 pode ajudar na adequação à LGPD
Além de estar ajustado quanto ao sigilo e segurança dos dados, e de permitir o acesso dos profissionais aos próprios dados, o Sistema RH1000 executa o Gerenciamento das Autorizações da LGPD com as seguintes funções:
- Fornecer dois padrões de Termos da Autorização desenvolvidos com o apoio jurídico de especialistas em LGPD (para os Profissionais e para os Candidatos), que poderão ser ajustados pela empresa às suas próprias condições. Estes Termos se referem à utilização dos dados pessoais do profissional em todos os sistemas que a empresa utilizar, não apenas ao RH1000.
- Avisar os profissionais da empresa que deverão fornecer sua Autorização, que poderá ser dada eletronicamente (preferencial) ou por escrito, conforme opção da organização e padrões definidos.
- Obrigar os candidatos a darem sua autorização eletrônica ao acessarem o sistema, para poderem se cadastrar no Banco de Candidatos ou manterem seus dados cadastrados. Processo automatizado para evitar a interação do RH.
- Permitir aos profissionais consultarem livremente os seus próprios dados. Caso seja necessário algum ajuste nos dados, ele mesmo poderá fazer, ou se não for possível ele poderá enviar uma Solicitação à área de Recursos Humanos da empresa. Lembramos que o próprio profissional não poderá alterar alguns dos dados organizacionais, como por exemplo: seu Cargo e Salário.
- Registrar no sistema as respostas dadas às Solicitações de Alteração dos dados ou Cancelamentos, que poderão ser consultadas pelo próprio profissional.
- Manter sigilo no acesso aos dados pessoais completos do profissional, limitado a ele próprio e aos usuários RH habilitados. O conjunto dos demais dados estritamente profissionais poderão ser acessados pelo Gestor do profissional e pelos usuários RH em geral.
- Ter um Alerta automático para avisar ao RH sobre profissionais com a Autorização pendente.
- A utilização de Dados Sensíveis é opcional e controlada pela empresa.
Se o seu sistema não gerencia a LGPD, mude para o RH1000.
