Roteiro para Entrevista de Avaliação de Desempenho

A entrevista de avaliação de desempenho deve ter um impacto tanto para o entrevistador quando para o entrevistado. Deve ser aplicada de maneira contínua e sistemática para manter performance dos profissionais sempre alinhados aos objetivos da empresa e da área 

Objetivos

A Entrevista Devolutiva é um momento muito importante no processo da Avaliação por Competências, tendo como principais objetivos:

• Melhorar o relacionamento interpessoal, entre gestor e o profissional, possibilitando se conhecerem melhor; 
• Dar foco em potencializar o rendimento do profissional para atingir a alta performance, com o alinhamento da atuação do profissional com os objetivos e estratégias da organização e da área; 
• Desenvolvimento de Competências, preferencialmente daquelas que terão maior impacto na atuação do profissional; 
• Desenvolvimento Profissional, que representa um ganho para o trabalhador que passa a ter melhor preparo para a sua função viabilizando possíveis promoções na organização, e para a empresa ao ter profissionais mais bem preparados para as suas funções.

A Entrevista Devolutiva é o momento adequado para o liderado relatar os gaps de qualificações que possua em relação ao perfil do seu cargo, que dificultam as suas atividades diárias impossibilitando que apresente melhor produtividade e desempenho esperados da sua função.

As ações esperadas do Gestor para atingir estes objetivos são:

• Reconhecer com elogios o desempenho assertivo do talento que melhora o desempenho individual e da área; 
• Realinhar através de orientação e exemplos os comportamentos que estão defasados e/ou inadequados, que prejudicam o desempenho da área;
• Identificar a origem dos gaps de desempenho que forem observados, a serem sanados através de um plano de ações de desenvolvimento – PDI.

Remuneração

Pesquisas realizadas mostraram que os profissionais ficavam insatisfeitos com as avaliações porque estas não eram refletidas em aumentos salariais, bônus ou outras formas de remuneração.

Isto demonstra que é esperado o reconhecimento por bom desempenho, o que pode ser feito de diversas formas, além do aumento da remuneração ou bônus. Reconhecer o bom desempenho do próprio profissional frente aos seus pares pode ser um grande estímulo, muitas vezes ignorado pelos gestores.

Durante muito tempo foi usual as empresas adotarem a estratégia de atrelar a Avaliação de Desempenho a promoções e aumentos salariais; ainda hoje esta visão é encontrada em muitos profissionais e organizações. Isso explica a dificuldade em desatrelar a Avaliação de Desempenho da remuneração.

Dar foco como resultado da Avaliação de Desempenho ao desenvolvimento dos profissionais representa um ganho para a empresa ao ter profissionais melhor preparados para as suas funções, e para o trabalhador, pois passa a ter melhor preparo para a sua função, viabilizando possíveis promoções na organização, além de ficar mais bem preparado para, eventualmente, buscar outras oportunidades no mercado.

A Entrevista Devolutiva

O avaliador precisa estar preparado para a entrevista. Precisa ser capaz de argumentar com fatos e exemplos sobre o desempenho do profissional para alcançar os resultados pretendidos. Vale lembrar que a Entrevista Devolutiva é um processo profundamente comportamental que exige habilidade, clareza e empatia do gestor ao se comunicar com o profissional para que consiga dar este feedback de forma assertiva e gerar concordância do avaliado diante de sua argumentação.

Ao conduzir a entrevista, o avaliador deve respeitar todas as etapas do processo para que a avaliação de desempenho seja bem realizada, e para que haja condições de se chegar ao final de maneira satisfatória, isto é, gestor e liderado sentindo-se satisfeitos com o processo.

Resumo dos principais pontos:

Preparação da entrevista

• Agendar horário e preparar local adequado
• Preparar a entrevista - revisar as avaliações e listar evidências
• Postura - preparar-se para a entrevista

Desenvolvimento da entrevista

• Quebra gelo ao receber o profissional
• Falar dos Objetivos da avaliação e da entrevista devolutiva
• Conhecer melhor o profissional
• Falar da Carreira e metas profissionais do liderado
•  Falar dos Objetivos e Metas (empresa, área e individuais)
• PDI – Desenvolvimento do profissional
• Encerramento da entrevista

PREPARAÇÃO DA ENTREVISTA

Agendar horário e preparar local adequado

• Agendar a realização da Entrevista Devolutiva com cada talento liderado em local e horário adequados. O gestor deverá se preparar para a entrevista, marcando um horário para conversar com o profissional quando não deverá ser interrompido, buscando um local apropriado, silencioso, sossegado e reservado, onde possam conversar livremente. Não agende a entrevista em horário de almoço ou final de expediente. O Gestor deve abrir um espaço na sua agenda diária para essa entrevista. Preferencialmente realizar a entrevista no máximo em uma hora;
• O gestor deverá tomar cuidados para não deverá ser interrompido (celulares, contatos pessoais, etc...) durante a Entrevista Devolutiva, para que nada atrapalhe o momento especialmente criado para que gestor e profissional conversem (algo que às vezes nunca acontece apesar de trabalharem lado a lado). Isto é importante porque nesta conversa serão aprimoradas suas relações interpessoais, criando laços afetivos e de equipe entre eles ao se conhecerem melhor como profissionais e como pessoas. Como resultado, teremos um maior comprometimento do profissional para com o gestor, com a equipe e com a empresa;

Preparar a entrevista - revisar as avaliações e listar evidências

• Certifique-se de que o profissional já realizou sua auto-avaliação, preparando-se dessa forma para a sua entrevista.
• O gestor deverá se preparar para a entrevista, relendo a avaliação de seu profissional, identificando seus pontos principais fortes, e elencando os pontos fracos e áreas que precisam ser melhorados na sua atuação;
• O gestor deverá identificar as ações assertivas do Talento e aquelas que precisam ser redirecionadas, elencando evidências sobre elas para apresentar na Entrevista Devolutiva;
• O gestor deverá planejar perguntas abertas que fará ao profissional para que este entenda o seu ponto de vista e a sua avaliação, fazendo-o refletir sobre suas dificuldades de atuação;

• Liste algumas ações de desenvolvimento para colocar no PDI - plano de desenvolvimento individual do profissional.

Postura - preparar-se para a entrevista

• O Gestor deverá se preparar para adotar uma postura positiva e construtiva, visando obter, de forma proativa, o comprometimento do profissional com a equipe e com a empresa, e a consequente motivação do mesmo;
• Feedbacks – como dar:
• Seja objetivo e direto;
• Diga o que pensa sobre a pessoa;
• Expresse os seus sentimentos;
• Dê exemplos, apresente fatos e dados;
• Faça sugestão de novas formas de atuar;
• Esteja atento às reações do outro.
• Feedbacks – como receber:
• Escute e entenda o ponto de vista do outro;
• Deixe o outro se colocar;
• Não se justifique;
• Certifique-se de que entendeu o que foi dito;
• Processe o feedback recebido;
• Perceba os toques e dicas recebidas;
• Reflita sobre a informação recebida.
• Erros mais comuns no processo de avaliação:
• Desconhecimento das atividades exigidas para cada cargo - a chefia deve ter pleno domínio do que a empresa espera de cada cargo para poder avaliar corretamente a contribuição de cada profissional;
• Efeito de Halo - é a falta de capacidade em avaliar separadamente os vários aspectos do desempenho do profissional, atribuindo a cada competência o valor devido. Se avaliar bem uma competência, tende a avaliar bem todas as demais – e vice-versa;
• Falta de Imparcialidade - a avaliação de Desempenho não é um ajustamento de contas entre chefia e profissional. É importante perceber todo o contexto do funcionário, do cargo e da área, entendendo como o profissional deve contribuir para chegar aos resultados esperados;
• Rotina - não identificar os progressos que o profissional teve ao longo de sua atuação profissional na empresa (desde a última avaliação);
• Tendência central - faz a classificação sempre próxima da média, evitando os extremos da Avaliação. A chefia não deve ter receio de apontar pontos fortes ou fracos no desempenho do seu profissional, com receio de prejudicar-se e / ou comprometer-se. É importante ter uma atitude assertiva e verdadeira sobre o desempenho do profissional para que a empresa possa tomar as ações necessárias ao seu desenvolvimento.

DESENVOLVIMENTO DA ENTREVISTA

Quebra gelo ao receber o profissional

• O Gestor deverá receber bem o profissional iniciando com um "quebra-gelo" (rapport), procurando deixar o profissional tranquilo e à vontade. Lembre-se de cada profissional tem uma personalidade diferente e, portanto, o quebra-gelo deve ser diferenciado para cada profissional;
• Busque entrar em sintonia com o profissional, através de um discurso amigável e descontraído. No primeiro momento da entrevista uma boa dica é certificar-se de que o profissional compreende os objetivos da avaliação de desempenho e a razão da entrevista devolutiva. Se ele não tiver conhecimento dos objetivos da avaliação, esse é o momento para deixar clara a finalidade desse programa.
• Procure fazer perguntas abertas para clarear os objetivos da reunião. Por exemplo:
• Como foi para você preencher a sua avaliação?
• Estão claros os objetivos desta reunião?
• Que benefícios acha que pode obter com esta entrevista?

Falar dos Objetivos da avaliação e da entrevista devolutiva

O Gestor deve informar ao profissional que o objetivo da avaliação não é dar aumento salarial ou promover, nem punir ou demitir. Os focos principais da Avaliação de Desempenho e da Entrevista Devolutiva são:

• Melhorar o relacionamento interpessoal entre gestor e o profissional, possibilitando se conhecerem melhor;
• Atingir a alta performance ao dar foco em potencializar o rendimento do profissional, com o alinhamento da atuação do profissional com os objetivos e estratégias da organização e da área;
• Desenvolvimento de Competências, preferencialmente daquelas que terão maior impacto na atuação do profissional;
• Desenvolvimento Profissional, que representa um ganho para o trabalhador que passa a ter melhor preparo para a sua função viabilizando possíveis promoções na organização, e para a empresa ao ter profissionais mais bem preparados para as suas funções.

Conhecer melhor o profissional

• O Gestor deverá procurar conhecer melhor cada profissional, suas potencialidades, qualificações e eventuais gaps que tenha, utilizando perguntas abertas. Deve descobrir suas dificuldades no trabalho diário, e a melhor forma para apoiar o seu trabalho e melhorar seu desempenho;

• Junto com o profissional, analisar e comparar a avaliação do gestor frente a auto-avaliação, identificando os gaps de percepção do avaliado (Pontos Cegos);
• Cheque os pontos de concordância da sua avaliação com a auto-avaliação do profissional. Veja em quais aspectos vocês concordam com os comportamentos assertivos;
• Cheque os pontos de discordância entre a avaliação que você fez e a auto-avaliação do profissional, identificando os gaps a serem analisados com relação à performance. O que precisa ser melhorado? Em que pontos o profissional foi mais rígido que o gestor?
• Apresente fatos, situações e acontecimentos que evidenciem a sua avaliação para deixar registrado a sua percepção objetiva e real, demonstrando ao profissional as falhas de sua atuação;
• Pergunte sempre pela opinião do profissional ao apresentar os pontos fortes e os pontos fracos, Faça isso quantas vezes julgar necessário.

• Enumere os pontos fortes e ações assertivas do liderado, reconhecendo seus comportamentos assertivos, apontando seu desenvolvimento na função e mostrando evidências de sua boa performance. Procurar dar feedbacks ao talento, conversando sobre sua atuação, elogiando as metas conquistadas e os pontos assertivos, citando evidências observadas sempre que possível;
• Identificar as ações que precisam ser redirecionadas e seus pontos fracos, conversando sobre as ações e colocando o que é esperado da atuação do talento. Procure dar feedbacks ao talento sempre que possível citando situações observadas (evidências) que corroborem os pontos observados ou a serem aprimorados que forem relatados;

Falar da Carreira e metas profissionais do liderado

• O Gestor deve procurar conhecer a expectativas do profissional em relação às possibilidades de crescimento na empresa, conversando sobre as possibilidades de desenvolvimento na organização e de vir a ocupar novas posições de maior complexidade e responsabilidade;
• O Gestor deverá analisar as potencialidades e qualificações a desenvolver do talento, procurando alinhar as expectativas do profissional em relação à empresa quanto às possibilidades de desenvolvimento na carreira e ascensão profissional, repensando sua carreira e metas profissionais futuras. Também deve dar a conhecer ao profissional as expectativas da empresa com relação a ele. O Gestor poderá combinar e fornecer, adiante, um coaching ao profissional, caso necessário;

Falar dos Objetivos e Metas (empresa, área e individuais)

• O Gestor deve dar a conhecer ao talento os grandes objetivos, estratégias e metas da empresa e da área. Deve ainda analisar os resultados obtidos pelo talento frente às metas estabelecidas anteriormente, identificando gaps entre o desempenho real e o desempenho ideal dele esperado, estabelecendo novas metas individuais a partir dos objetivos e metas da empresa e da área;
• Em função dos objetivos e estratégias da empresa, abre-se a possibilidade de conversar com o talento sobre:
• O que a empresa espera dos profissionais em geral;
• O que a empresa espera da sua área;
• O que a empresa espera dele em particular;
• Os impactos que poderão ocorrer à empresa, e em decorrência aos profissionais da organização, caso as metas não sejam atingidas.
• O Gestor, ao conversar com o profissional sobre os objetivos e estratégias da empresa, deve buscar o engajamento e o alinhamento da atuação do profissional com a equipe e com o que a empresa espera dele, motivando-o e aumentando seu comprometimento na equipe.

PDI – Desenvolvimento do profissional

• O gestor deverá relacionar ações a serem desenvolvidas para o profissional, visando apoiar efetivamente o seu trabalho, suprir as carências e aprimorar o seu desempenho profissional, visando potencializar o seu desempenho e eliminar os gaps na sua performance;
• Junto com o profissional, identifique de dois a três pontos a serem corrigidos até a próxima avaliação;
• O Gestor deverá identificar duas competências em conjunto com o profissional que serão inclusas no PDI e, se forem trabalhadas, causarão maior impacto na performance do profissional;
• Identificar as qualificações (requisitos do cargo) que precisam ser desenvolvidas, obtendo o consenso do avaliado;
• Em cima desses pontos, crie um PDI - plano de ações individuais (job rotation, estágios, treinamentos, mentoring, leituras especializadas, coaching, entre outros) para a correção dos comportamentos que necessitam ser realinhados;
• Para cada ação estipulada, determine um prazo para o seu cumprimento e o responsável pela ação (RH, o gestor avaliador ou o próprio avaliado), ou seja, o que vai ser feito, quando vai ser feito e quem vai fazer.

Encerramento da entrevista

• Solicite que o profissional faça seus comentários finais sobre a avaliação realizada. Se possível, saia da sala e deixe o profissional a vontade para tecer seus comentários. O profissional deve registrar na avaliação os seus pontos de concordância e discordância;
• O Gestor deverá perguntar ao avaliado como ele está se sentindo, agradecer a participação no processo e o envolvimento no dia-a-dia da empresa;
• Por fim, colocar-se a disposição para continuar a conversa posteriormente, deixando aberta a possibilidade de trocar ideias a qualquer momento, sempre que for necessário;
• A entrevista de avaliação de desempenho deve ter um impacto tanto para o entrevistador quando para o entrevistado. Deve ser aplicada de maneira contínua e sistemática para manter performance dos profissionais sempre alinhados aos objetivos da empresa e da área.  

DICA è Verifique a possibilidade de realizar um Treinamento comportamental com seus gestores, preparando-os para o processo de Avaliação e para a realização da Entrevista Devolutiva. Acesse este LINK e conheça mais.

Conheça mais sobre Avaliação de Desempenho e PDI acessando os sites da Ohl Braga [www.ohlbraga.com.br] e do Sistema RH1000 [www.rh1000.com.br].